Huishoudelijk reglement van de Stichting

 

Wijkraad Binnenstad Enschede

 

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 4 april 2016

Artikel 1.Begripsbepaling

 

In dit reglement wordt verstaan onder:

 

  • bewonersraad: De tijdens een openbare vergadering aanwezige bewoners van de binnenstad van Enschede.
  • de stichting: Stichting Wijkraad Binnenstad Enschede gevestigd te Enschede ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Enschede onder nummer 62831666.
  • de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 10 maart 2015 bij notaris mr. Seine Harold Patrick Huiskes te Enschede.
  • het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 3 van de Statuten.
  • inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensteen en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd.
  • projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.
  • projectgroep: groep die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een project. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid. In een projectgroep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Een projectgroep wordt ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge tijdens een bestuursvergadering.
  • wijkprogramma: visie van de stichting op haar activiteiten voor de komende vier jaar.
  • wijkjaarplan: plan, op basis van het wijkprogramma, met daarin vermeld de activiteiten die de stichting het komende jaar ten uitvoer wil brengen.
  • wijkbudget: het jaarlijks door de gemeente beschikbaar gesteld bedrag waarvan de stichting het op zich genomen heeft het te besteden overeenkomstig het doel van de stichting zoals weergegeven in de statuten van de stichting.

 

 

Artikel 2.Beleid

 

Het beleid van de stichting is vastgelegd in een wijkprogramma:

 

  • Het wijkprogramma wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
  • Elke nieuwe versie van een wijkprogramma wordt van kracht op het moment dat deze in de bestuursvergadering is goedgekeurd.
  • Op basis van het wijkprogramma wordt elk jaar een wijkjaarplan geschreven
  • Het beleid ten aanzien van de voor de stichting werkzame vrijwilligers is separaat vastgelegd in het document “Vrijwilligersbeleid”.

 

Artikel 3.Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

 

Het bestuur

 

  • Het bestuur bestuurt en vertegenwoordigt de stichting.
  • Het bestuur neemt bestuursbesluiten op de wijze waarop dat in de statuten van de stichting is geformuleerd.
  • Het bestuur kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen.
  • Het bestuur beslist in ad hoc situaties individueel over uitgaven tot 100 euro.
  • Het bestuur is niet bevoegd tot het aangaan van leningen.
  • Het bestuur handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het wijkprogramma, het wijkjaarplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten. Bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, bovenop de staande herverkiezingvolgorde.
  • Ontstaat er een vacature in het bestuur dan wel is een bestuurslid herverkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen.
  • Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur.
  • Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere bestuursvergadering, bij voorkeur de jaarvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.
  • Alle bestuursleden spannen zich zowel collectief als individueel maximaal in om de status als ABNI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.

 

De voorzitter

 

  • De voorzitter heeft de algemene leiding van de stichting.
  • De voorzitter vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe.
  • De voorzitter overlegt met officiële instanties.
  • De voorzitter geeft leiding aan het bestuur.
  • De voorzitter is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden.
  • De voorzitter stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op.
  • De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering.
  • De voorzitter ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement.
  • De voorzitter stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering.
  • De voorzitter coördineert en stuurt activiteiten.
  • De voorzitter ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

 

De vicevoorzitter

 

  • De vicevoorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid; o
  • De vicevoorzitter vertegenwoordigt de stichting in taalgebieden waar de voorzitter de taal niet beheerst.
  • De vicevoorzitter voert jaarlijks voorafgaand aan de jaarvergadering een kascontrole uit. De vicevoorzitter wordt hierin gesteund door een van de bestuursleden, niet zijnde de penningmeester. Elk jaar ondersteunt een ander bestuurslid de penningmeester, bij toerbeurt. Doet waar nodig voorstellen tot correctie of verbetering van de financiële administratie voor het volgende jaar. Tijdens de jaarvergadering verleent het bestuur de penningmeester al dan niet decharge.
  • De vicevoorzitter voert een tussentijdse kascontrole uit op het moment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden. Tijdens een bestuursvergadering verleent het bestuur de penningmeester al dan niet decharge.
  • De vicevoorzitter is klokkenluider d.w.z. dat hij intern toezicht op het bestuur houdt en de bestuursleden (inclusief voorzitter).
  • De vicevoorzitter controleert het naleven van statuten, het huishoudelijk reglement, afspraken op bestuursvergaderingen.

 

De penningmeester

 

  • De penningmeester voert de financiële administratie.
  • De penningmeester waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging.
  • De penningmeester stelt financiële overzichten op;
  • De penningmeester maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag.
  • De penningmeester beheert de kas en de bankrekeningen.
  • De penningmeester beheert de inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging; De penningmeester begroot de inkomsten en uitgaven en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit.
  • De penningmeester beslist zelfstandig over uitgaven tot 250 euro.
  • De penningmeester beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken.
  • De penningmeester neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen.
  • De penningmeester onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.

 

De secretaris

 

  • De secretaris maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld staat: de datum en plaats van de vergadering, de aanwezige en afwezige bestuursleden, de verleende volmachten en de genomen besluiten.
  • De secretaris publiceert de vergaderverslagen op de website.
  • De secretaris stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op.
  • De secretaris ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden.
  • De secretaris beantwoordt alle binnenkomende e-mail.
  • De secretaris neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie
  • De secretaris archiveert alle relevante documenten.
  • De secretaris zorgt er, in goede samenwerking met de webmaster, voor dat het actuele gedeelte van het archief via de website voor alle bestuursleden te downloaden is.

 

De webmaster

 

  • Één van de bestuursleden neemt met instemming van de andere bestuurs-leden de rol van webmaster op zich.
  • De webmaster beheert de website.
  • De webmaster ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is.
  • De webmaster beheert de structuur van de website.
  • De webmaster zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is.
  • De webmaster voert de eindredactie van teksten op de website.
  • De webmaster beoordeelt tekst die voor plaatsing op de website wordt aangeboden en overlegt met de voorzitter indien teksten worden aangeboden of geplaatst die niet door de beugel kunnen.
  • De webmaster ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de huisstijl.
  • De webmaster onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website aanleveren.

 

Artikel 4.Bestuursvergaderingen

 

  • Het bestuur vergadert ten minste 12 maal per jaar en houdt één maal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
  • Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
  • Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
  • Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.

 

 Artikel 5.Vergaderagenda en -verslag

 

  • Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen.
  • De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door en publiceert deze op het interne gedeelte van de website.
  • Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
  • Vergaderingen worden de vergadering afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.
  • Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
  • Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
  • Vastgestelde notulen worden (al dan niet samengevat) op de website gepubliceerd.

 

Artikel 6.Communicatie

 

  • Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met de gemeente, de bewoners van de binnenstad en met de openbare media.
  • De stichting heeft en onderhoudt een eigen website om alle van belang zijnde informatie zo breed mogelijk te delen.
  • De stichting brengt per kwartaal een eigen wijkkrant uit.

 

Artikel 7.Openbare vergadering en bewonersraad

 

  • Om de communicatie met de bewoners van de binnenstad te optimaliseren organiseert het bestuur van de stichting elke 2 maanden een openbare vergadering.
  • Het bestuur neemt de verplichting op zich om alle voorgenomen besluiten die te direct te maken hebben met de belangen van de bewoners, in een openbare vergadering voor te leggen aan de daar aanwezige bewoners.
  • Voorzien van alle daar opgedane adviezen en meningen neemt het bestuur daarna in een bestuursvergadering een beslissing.
  • De aanwezige bewoners tijdens een openbare vergadering vormen op dat moment de z.g. bewonersraad overeenkomstig het in de statuten geformuleerde.
  • Een openbare vergadering wordt altijd zo breed mogelijk aangekondigd opdat alle bewoners optimaal gebruik kunnen maken van hun rechten tijdens een openbare vergadering.

 

Artikel 8.Wijkbudget

 

Sinds enige jaren kent Enschede wijkbudgetten. Aan elke wijk wordt jaarlijks een wijkbudget toegekend. De hoogte van het bedrag is afhankelijk van onder andere het aantal inwoners van de wijk en gemiddelde draagkracht. Voor de wijk Centrum is het wijkbudget jaarlijks ongeveer € 25.000.

 

De wijkraad is door de gemeente Enschede verzocht de uitvoering van de besteding van het wijkbudget op zich te nemen.

 

De wijkraad zal te allen tijde verantwoording moeten kunnen afleggen over bestedingen uit het wijkbudget aan de bewonersraad.

 

Doel van het wijkbudget

 

Doel van het wijkbudget is het versterken van het verantwoordelijkheidsgevoel en het vergroten van de betrokkenheid van burgers in hun eigen wijk. Bewoners hebben zeggenschap over de besteding van het wijkbudget. Zij worden uitgedaagd om met eigen ideeën voor verbetering of verfraaiing van de wijk te komen en zorg te dragen voor realisatie.

 

Beheer van het wijkbudget

 

Het wijkbudget wordt beheerd door het Stadsdeelmanagement. De wijkraad zorgt er voor dat de bewoners van de binnenstad betrokken worden bij de besteding van het wijkbudget.

 

Spelregels

 

Om de besteding succesvol te laten verlopen zijn er ook een aantal spelregels opgesteld:

 

  • Het idee is niet strijdig met de wet en gemeentelijke regelgeving.
  • Het idee past binnen de genoemde politiek bestuurlijke kaders.
  • Het idee dient geen privé belang.
  • Bewoners fungeren als opdrachtgever.
  • Er is aantoonbaar draagvlak in de wijk.
  • Het idee moet haalbaar zijn.

 

Daarnaast hebben we om praktische redenen een paar aanvullende regels opgesteld:

 

  • Een idee moet passen binnen het kader waarin wijkbudgetten worden beschikbaar gesteld.
  • Kost een idee minder dan € 1000,- dan wordt het zo snel mogelijk uitgevoerd.
  • Ideeën die tussen €1000,- en €5000,- kosten, worden eerst gepubliceerd op de website van de SWBE en de website "Jij maakt de buurt" en later vastgesteld in de openbare vergadering van de SWBE.
  • Een idee mag maximaal € 5000,- kosten tenzij het wordt ingediend door meer dan 10 personen;
  • Het stichtingsbestuur kan ongeacht de kosten altijd ideeën aandragen maar als deze meer kosten dan € 5000,- dan is instemming van de meerderheid van de bewonersraad vereist. Zonder die instemming kan het voorgedragen idee niet worden uitgevoerd.
  • Bezwaren tegen ideeën kunnen altijd worden ingediend bij de wijkraad (E-mail: info@swbe.nl).

 

Kaders voor het wijkbudget

 

De gemeente heeft een aantal kaders voor wijkbudgetten vastgesteld. De inbreng van bewoners moet binnen één of meerdere van deze kaders passen:

 

  • het bevorderen van arbeidsparticipatie
  • een schone en hele leefomgeving
  • het vergroten van het veiligheidsgevoel
  • het stimuleren van wijkdiensten voor zorgafhankelijken
  • het stimuleren van duurzaam gedrag
  • het bevorderen van de leefbaarheid
  • het bevorderen van de sociale samenhang

 

Hoe wordt uw initiatief werkelijkheid?

 

Een idee kan worden aangemeld bij de SWBE via:

 

  • E-mail: info@swbe.nl
  • of de openbare vergaderingen van de wijkraad

 

Artikel 9.Royement

 

  • Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt
  • Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd.

 

Artikel 10.Slotbepalingen

 

  • In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.
  • Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.